L’introduzione della fatturazione elettronica ha comportato una maggiore diffusione delle note di variazione. La rigidità di questo strumento, infatti, fa sì che una volta trasmessa la fattura questa non sia più modificabile e, pertanto, per correggerla occorra emettere una nota di variazione.

L’art. 26 del DPR 633/72 disciplina le variazioni di imponibile e/o dell’IVA. Le note di variazione possono essere emesse in diminuzione (c.d. note di credito) o in aumento (c.d. note di debito). Se da un lato l’emissione delle note di debito costituisce un obbligo per il cedente o prestatore, dall’altro le note in diminuzione sono emesse su base facoltativa.

L'emissione delle note di variazione in diminuzione è consentita entro il termine di un anno dal momento di effettuazione dell'operazione originaria:

• a seguito del sopravvenuto accordo tra le parti;
• nell'ipotesi di errori nella fatturazione (compresi errori materiali o di calcolo).

Rientrano in questo ambito anche sconti e abbuoni, nel caso in cui la riduzione del corrispettivo sia frutto di un sopravvenuto accordo tra le parti.

Il termine di un anno deve essere rispettato anche nel caso di differenze inventariali rilevate dal depositante presso i locali del depositario.

L'emissione della nota di credito è consentita senza vincolo temporale nei seguenti casi:

• dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili del contratto;
• abbuoni o sconti previsti contrattualmente, purché non dipendenti da un sopravvenuto accordo tra le parti;
• mancato pagamento del corrispettivo da parte del cessionario o committente, per assoggettamento a procedure concorsuali (o assimilate) o a causa di procedure esecutive rimaste infruttuose;
• obbligo derivante da precise disposizioni di legge (es. ritiro dal mercato di un prodotto rilevatosi difettoso);
• mancata conversione decreto legge che prevedeva un'aliquota IVA più elevata.

La nota di variazione deve essere emessa entro la data di presentazione della dichiarazione IVA relativa all'anno in cui si è verificato il presupposto per operare la variazione in diminuzione.

La nota di variazione è un documento di carattere analogo alla fattura, sul quale devono essere indicati la dizione "nota di credito"/"nota di debito", l'ammontare della variazione dell'imponibile e/o della relativa imposta (con applicazione della stessa aliquota dell'operazione originaria) e gli estremi della fattura rettificata.